La Ingeniería Hospitalaria: ¿La definición del Hospital Facility Management?
Para el común de los usuarios, una instalación de salud es sólo aquello que puede apreciar. Allí, aparentemente está incluida sólo la parte médico – científica y todo lo que tiene que ver directamente con la atención del paciente. Pero, una entidad hospitalaria es mucho más que eso, sea que esta sea un hospital, clínica, centro ambulatorio o consultorios. Detrás de la óptima atención del paciente hay una gran cantidad de recursos humanos y físicos cuyo accionar es absolutamente indispensable para lograr los objetivos del centro sanitario.
Dentro de este amplio panorama, los recursos físicos e infraestructurales son un importante instrumento con que cuenta el centro de salud para procurar la mejora continua de sus programas de atención médica.
Estos recursos físicos prestarán mejor su servicio, en la medida en que puedan ser convenientemente aprovechados por el recurso humano. Para ello, deben estar siempre disponibles y en las mejores condiciones, de tal manera que ambos se complementen para lograr un objetivo común: La buena atención del paciente, la seguridad de personal médico asistencial y también de los visitantes de estas instalaciones de salud.
Dentro de este contexto, la función primordial de la Ingeniería Hospitalaria consiste en lograr la conservación de los recursos físicos del centro de salud (edificios, instalaciones y equipos), minimizando las fallas imprevistas de manera que pueda obtenerse de ellos su mejor productividad, en óptimas condiciones de seguridad y al menor costo posible.
Sin embargo, para llegar a este punto de claridad en las funciones de la Ingeniería Clínica u Hospitalaria, ha de recorrerse un largo camino lleno de dificultades y retos continuos.
Antiguamente, el área de Mantenimiento Hospitalario fue siempre concebida y considerada como “un mal necesario”. Era catalogada como una sección que únicamente generaba gastos, pero no presentaba resultados de productividad, eficiencia financiera, inversión y presupuesto. Existía simplemente como un ente operativo, y para colmo de críticas caracterizado por la improvisación, dedicado únicamente a ofrecer soluciones inmediatistas a los problemas urgentes, comportándose según se le definía en lenguaje popular como “apaga –incendios”, resultando por supuesto en una operación costosa y muy poco eficiente y con pocas probabilidades de surgir como una dirección independiente del centro sanitario.
Ahora bien, aunque increíble ésta es aún la estructura predominante en muchas instituciones prestadoras de servicios de salud, tanto del sector gubernamental como del sector privado. Sin embargo, parte de nuestro objetivo como gestores operativos de estas instituciones y como Ingenieros Hospitalarios, consiste en proponer las herramientas para generar un cambio radical, primero que todo en la mentalidad (cosa compleja) y luego en los mecanismos utilizados, para colocar a la Ingeniería Hospitalaria en el lugar de importancia que le corresponde.
El presente de la Ingeniería Hospitalaria ofrece un panorama más claro y con un enfoque mucho más moderno. Ya no se le debe considerar como un “mal necesario” o como los “bomberos” de las instalaciones, sino mejor como una necesidad real, como un servicio del hospital, clínica o consultorio que debe estar en contacto y en armonía total con todas las demás dependencias, incluso llevando los servicios a algo más que semántica, ya pudiéramos hablar del Hospital Facility Management como elemento integrador de las actividades del centro de salud y que evidentemente no son el core businnes, como lo puede ser el mantenimiento, limpieza, mensajería, seguridad física, remodelaciones hospitalarias, entre otros . Para ello, la Ingeniería Clínica debe responder a una planificación, programación y ejecución que responsa a una estrategia y, que permita proyectar, planear, prever y evaluar las variables de su funcionamiento.
El criterio Gerencial de la Ingeniería Hospitalaria
Mirando al futuro, la Ingeniería Hospitalaria debe ser manejada con Criterio Gerencial de otro modo nunca se logrará darle el valor operativo que tiene y se merece. Debe ser una actividad que genere una productividad para el negocio de la organización de salud, entendiendo como negocio el hecho de lograr que haya eficiencia financiera para que los contribuyentes que sostienen económicamente al Hospital como para los accionistas que valoran sus acciones en una clínica privada. Para ello debe promoverse una mentalidad y el concepto de ingeniería de campo, de ingeniería de dirección, e ingeniería gerencial cuya finalidad sea la reducción al mínimo de los tiempos de inactividad de los recursos físicos, lo cual debe traer como consecuencia la optimización de los costos de operación y la continuidad operativa del centro de salud.
Es evidente, que toda organización que tenga como objetivo básico la prestación de servicios de salud, debe perseguir ciertas metas o propósitos dentro de los cuales se destacan: seguridad, calidad, confiabilidad y confort y rentabilidad, por lo que si miramos el interior de la institución propiamente dicha, cada una de sus partes constitutivas debe perseguir por lo menos esos mismos objetivos; y con la claridad suficiente al entender que cada institución médica independientemente que se base en el mismo principio operativo siempre tendrá “vida propia”. Tal debe ser el caso de la central de ingeniería hospitalaria y de las actividades de mantenimiento, que para lograrlo debe haber un profundo compromiso con las metas empresariales propuesta por la jefatura o dirección de la institución, lo cual sólo se logra dándole una capacidad de operación de índole Gerencial.
El recurso físico como el instrumento para la prestación del servicio médico hospitalario es el sujeto sobre el cual se orienta e impulsa los programas de conservación y mantenimiento.
Hoy en día se ha avanzado conscientemente hacia los correctivos para administrar en forma eficiente el recurso físico que es el más costoso (en términos económicos) de los recursos de las organizaciones hospitalarias.
¿Cómo implementar la Ingeniería Hospitalaria en los centros de salud?
Teniendo en cuenta que nuestro modelo para la implementación de una Jefatura o Dirección de Ingeniería Hospitalaria debe ser aplicable a cualquier tipo de institución hospitalaria: hospital, clínica o centros de ambulatorios, inicialmente lo más correcto es hacer un desglose de las principales etapas que deberían ser consideradas como de mayor peso –prioritarias-, y que determinarían en gran parte las dimensiones finales de los componentes de la Central de Ingeniería Hospitalaria y su proceder; para cada una debemos desarrollar las evaluaciones correspondientes al Diagnostico, Planeación, Aplicación para su desarrollo posterior.
El Centro de Salud. Generalidades
Teniendo en cuenta que nuestro modelo para la implementación de una Oficina de Ingeniería Hospitalaria debe ser aplicable a cualquier tipo de Institución Sanitaria, vamos a hacer un desglose de las características que deben ser consideradas como de mayor peso, y que determinan en gran parte las dimensiones finales de los componentes de dicha oficina.
Servicios de un Centro de Salud
Se refiere concretamente a las diversas especialidades de la medicina, con que cuenta el centro asistencial. Es claro, que dependiendo del nivel de atención y del grado de complejidad, el hospital o clínica puede contar con todas o sólo con algunas de ellas, pero es necesario establecer como punto de referencia, un listado de las principales en nuestro medio.
Debemos hacer énfasis a cerca de la importancia de este punto, pues ejerce una gran influencia en la conformación de la Central de Ingeniería Hospitalaria. Por ello, es importante tener claridad en este aspecto, que nos permita una mejor proyección de la Central.
Los servicios con los que cuenta un centro de salud son:
- Obstetricia y Ginecología.
- Cuidados Intensivos e Intermedios.
- Maternidad.
- Neurología.
- Pediatría.
- Otorrino y Órganos de los Sentidos.
- Urgencias.
- Urología y Nefrología.
- Consulta Externa.
- Cardiología.
- Terapia y Rehabilitación.
- Hemato-oncología.
- Laboratorio Clínico.
- Endoscopia.
- Quirófanos.
- Neumología.
- Imágenes Diagnósticas.
- Ortopedia.
Dotación de un Centro de Salud
La palabra dotación debe ser considerada como sinónimo de recurso físico, es decir, como el sujeto final sobre el cual actúa la Central de Ingeniería Hospitalaria. Como tal, los recursos físicos pueden considerarse divididos en cuatro grandes categorías:
- Edificaciones.
- Redes e Instalaciones.
- Equipos de Apoyo.
- Equipos Médicos.
Edificaciones de un Centro de Salud.
Por su misma naturaleza, están concebidos para ser los recursos físicos con la mayor vida útil posible. Pero, esto no implica que no requieran de actividades de mantenimiento hospitalario. Por el contrario, al ser los de mayor permanencia, deben ser objeto de cuidados que les permitan mantenerse siempre en óptimas condiciones de conservación y de presentación.
Dentro de esta categoría se encuentran los Pisos, Paredes, Techos, Cimientos, Estructuras, Fachadas, Puertas, Ventanas, Escaleras, etc.
Redes e Instalaciones de los Centros Sanitarios.
- Red Eléctrica de Potencia e Iluminación.
- Red Hidráulica y Sanitaria.
- Red de Comunicaciones (Voz y Datos).
- Red de Gases Medicinales.
- Red de Vacío.
- Red de Aire Industrial.
- Red de Vapor.
- Red de Gas Propano y/o Natural.
Equipos de Apoyo de los Centros Asistenciales.
Son aquellos que no tienen un contacto directo con el paciente. Por lo general no han sido construidos para uso exclusivo en ambientes hospitalarios, sino que pueden ser encontrados también en plantas industriales de diversa índole.
Con el fin de poder establecer un control más cercano de todos y cada uno de los equipos de apoyo básico, es necesario implantar un sistema de codificación que permita hacer un seguimiento y un tratamiento independiente de cada componente.
Equipos Médicos en los Centros de Salud.
En esta categoría son considerados aquellos equipos construidos específicamente para aplicaciones hospitalarias o clínicas, y que por lo general están en contacto directo con el paciente.
En este caso, resulta aún más evidente la necesidad de establecer un muy completo inventario, que permita llevar a cabo un seguimiento de todos y cada uno de los Equipos Médicos con que cuenta la institución.
Para ello, proponemos el uso del sistema de codificación recomendado por E.C.R.I., en su publicación Sistema Universal de Nomenclatura de Equipos Médicos.
Organigrama de un Centro Asistencial de Salud
El objetivo fundamental de un Organigrama, se concentra en establecer la ubicación que tiene la Gerencia de Mantenimiento dentro de la estructura administrativa del Hospital en general. Este conocimiento es básico, pues de allí puede obtenerse información acerca de la relación existente con otras dependencias, tanto para realización de labores de tipo técnico como también actividades de orden administrativo; en este caso la eficiente relación de la Gerencia de Mantenimiento con las demás dependencias del centro asistencial de salud.
Relaciones Internas Cliente/Proveedor
Una vez establecida la ubicación de la Central de Ingeniería Hospitalaria dentro de la organización administrativa general del centro de salud, es necesario definir cuáles serán los canales de comunicación y qué tipo de relación debe mantener con las demás dependencias para el desarrollo normal de sus actividades.
Es evidente que dentro de una Organización Hospitalaria, cada una de sus dependencias debe ser maneja gerencialmente como una empresa dentro del hospital o clínica. Bajo esa óptica, la Central de Ingeniería Hospitalaria debe considerar a las demás empresas como su razón de ser, como sus Clientes, y debe tratarlas como tales y establecer cuáles deben ser los puntos de contacto común entre la Central de Mantenimiento y las demás dependencias.
Centros de Costos del Centro de Salud
Con el fin de poder establecer un minucioso control sobre los costos reales de cada labor de mantenimiento, y poderlo llevar a las diferentes dependencias del centro de salud, es necesario consultar con la división financiera sobre la estructura de centros de costos con que se cuenta.
Una vez definidos todos y cada uno de los centros de costos, la Central de Ingeniería Hospitalaria deberá adaptarse a esta estructura y manejar su información interna con base en ella.
A partir de este manejo, deberá poder obtenerse informes estadísticos discriminados por centro de costo, sobre todas y cada una de las acciones desarrolladas por la Central de Ingeniería Hospitalaria. Ello puede ayudar a detectar posibles excesos en algunos ítems, y permitirá hacer un control detallado sobre los costos.
Por todo esto, se considera absolutamente indispensable tener claramente definidos todos y cada uno de los Centros de Costos de la institución, porque, además, esta información puede ser asimilada a una especie de listado de clientes internos a quienes va dirigido el servicio que se presta.
Diseño de una Gerencia de Ingeniería Hospitalaria
Para fijar con mayor claridad los objetivos de la Central de Ingeniería Hospitalaria, y poder establecer un lenguaje que identifique con certeza toda y cada uno de los procedimientos que allí se deben ejecutar, es necesario definir algunos términos:
Mantenimiento.
Es el conjunto de procedimientos técnicos y administrativos, que tienen como objetivo lograr el buen funcionamiento de los recursos físicos para prolongar su vida útil.
El Mantenimiento puede ser de cuatro clases:
Mantenimiento Preventivo:
Es la acción técnica y administrativa que se lleva a efecto para prevenir la ocurrencia de fallas en un equipo o elemento del recurso físico, por medio de visitas rutinarias, con el fin evitar las paradas imprevistas o indefinidas. La aplicación del Mantenimiento Preventivo posibilita el funcionamiento de los bienes en su plena capacidad técnica, y elimina las situaciones de riesgo que puedan ser causa de accidentes, averías o paradas que tienen siempre un elevado e imprevisible costo.
Mantenimiento Predictivo:
Se realiza mediante la utilización de instrumentos de control permanentemente instalados en los equipos para monitorizar su funcionamiento mediante indicadores o registradores con alarma o sin ella para medir sus parámetros de funcionamiento.
Mantenimiento Correctivo:
Es la acción técnica y administrativa que se lleva a cabo cuando ha ocurrido una falla en un equipo, instalación o edificio, que ocasiona su salida de servicio o su mal funcionamiento, lo cual da lugar a reparaciones o reposiciones. Este tipo de mantenimiento por su misma naturaleza es el más costoso y puede afectar directamente el normal funcionamiento de las actividades del Hospital
Mantenimiento Mejorativo:
En realidad, no se trata de acciones o intervenciones sobre máquinas o equipos, sino un plan constante de mejoras sobre las instalaciones y sobre la gestión de mantenimiento. Incluye la previsión de un mantenimiento correcto desde el diseño de fábrica, hasta la investigación sistemática de mejoras durante el ciclo de vida del bien.
Ahora bien, una vez analizadas las distintas intervenciones que se pueden realizar sobre equipos e instalaciones y, por lo tanto, las distintas modalidades del mantenimiento, puede ya plantearse la problemática del Mantenimiento en un Centro Hospitalario.
Un Centro Hospitalario dispone de un conjunto complejo y diversificado de instalaciones y equipos, que deben funcionar correcta y coordinadamente a fin de crear condiciones adecuadas de asistencia a los pacientes.
Es por esto, que el mantenimiento adecuado de los equipos y de las instalaciones juega un papel muy importante en el funcionamiento global del conjunto y por lo tanto en la imagen que hacia su exterior proyecta el hospital o centro de salud.
Tres elementos esenciales deben tenerse claras en el momento de planear el Mantenimiento en un Centro Clínico u Hospitalario:
- Necesidades y niveles de mantenimiento que se requiere para cada una de las instalaciones y equipos de que dispone el centro con el propósito de garantizar su funcionamiento.
- Recursos propios humanos y materiales, de los cuales se dispone con el fin de responder adecuadamente con las necesidades existentes.
- Reglamentación y disposiciones que conciernen al mantenimiento de los equipos y de las instalaciones.
Así entonces, pueden ofrecerse varias fórmulas para abordar el mantenimiento en un Centro Hospitalario.
Mantenimiento Ejecutado con Recursos Propios.
Dada la complejidad y el grado de tecnificación alcanzado actualmente en los Equipos y las Instalaciones existentes en un Hospital, resulta muy poco conveniente pensar en la realización total del mantenimiento mediante recursos propios.
Acometer el mantenimiento de esta forma equivaldría a:
- Disponer de técnicos especialistas conocedores a fondo de todas las instalaciones y equipos del hospital (cuestión realmente difícil, de costo elevado y muy poco viable).
- Además dado que la cantidad de equipos que requerirían de esta clase de personal normalmente no es alta, tendríamos una situación generalizada de sub-utilización de este recurso humano altamente especializado.
- Disponer de un gigantesco grupo de equipos de medida y comprobación (muchos de ellos de aplicación específica), que permitieran la realización de chequeos periódicos en todas las instalaciones y equipos a mantener. Este hecho, tal como puede suponerse, resulta tremendamente costoso, debido a que regularmente este tipo de instrumentos presenta un elevado costo, y estarían siendo también sub-utilizados ya que la cantidad de equipos que lo requieren no permitiría su continua utilización.
- Tener fácil acceso a repuestos, planos, esquemas y toda la documentación técnica de los equipos, hechos que resultan realmente difíciles de lograr, debido a que normalmente constituyen información reservada por parte de los fabricantes y distribuidores. Además de ello, es frecuente que los fabricantes y los proveedores impongan una especie de “veto”, anunciando el cese de cualquier responsabilidad, e incluso de cualquier apoyo, si los equipos son intervenidos por personal ajeno a su empresa.
Como conclusión, podemos decir que el mantenimiento totalmente autónomo resulta ser sólo una utopía, y que especialmente en un medio como el nuestro sería totalmente inconveniente.
Mantenimiento Contratado Externamente.
Es la antítesis del caso interior. Consiste en reducir al mínimo el personal de planta asignado para el mantenimiento y reemplazarlo por contratistas externos.
Puede ser ejecutado en dos modalidades:
- Contratación de diversas empresas, especializadas cada una en una clase de equipo o de actividad. En este caso, debe haber uno o varios funcionarios de planta encargados de seleccionar y supervisar la acción de los contratistas.
- Contratación de mantenimiento integral con una sola empresa. Consiste en tomar con una sola empresa, un contrato de mantenimiento global, que ampare la totalidad de las instalaciones y de los equipos. En este caso, la empresa contratista debe mantener dentro de la Clínica el personal calificado que esté en condiciones de dar soluciones oportunas y efectivas a los problemas que se presenten. Además, los directivos del hospital deben exigir la implantación y por supuesto, el cumplimiento de estrategias de mantenimiento predictivo y correctivo que garanticen el óptimo funcionamiento de equipos e instalaciones.
Mantenimiento Contratado Parcialmente.
Esta es la modalidad utilizada en la mayoría de los Centros Hospitalarios. En ellos, se dispone de personal propio para el mantenimiento de instalaciones de Arquitectura e Ingeniería. Esta concepción del mantenimiento tiene las siguientes características:
- Puede disponerse de equipo humano y técnico a la medida de las necesidades del Hospital. Este personal debe estar capacitado para ejecución de labores de mantenimiento preventivo y correctivo, utilizando para ellos recursos y herramientas de propiedad del Hospital. Puede en algunos casos y según las circunstancias, disponerse de algunos equipos especializados para calibración o verificación de funcionamiento de algunos equipos específicos.
- El personal propio puede realizar labores de reparación o de mantenimiento de algunos equipos sencillos, pero puede también incursionar en equipos de mayor grado de complejidad tecnológica.
- El mantenimiento de equipos altamente especializados puede contratarse con empresas externas especializadas en esa clase equipos. Se ha comprobado que no resulta conveniente asumir el mantenimiento de estas clases de equipos, a no ser que se cuente con el personal y la información técnica adecuada, las herramientas y la posibilidad de adquirir de manera rápida los repuestos.
Funciones de la Ingeniería Hospitalaria en los Centros Sanitarios
La Central de Ingeniería Hospitalaria puede ser dependiente de la Gerencia o Dirección General, o de la Dirección de Servicios Generales. En cualquier caso, debe dotársele de un grado de autonomía tal que le permita responder con eficiencia a las tareas que se le encomienden.
Su Objetivo primordial consiste en Garantizar el funcionamiento adecuado del Recurso Físico por medio del desarrollo de Programas de Mantenimiento Correctivo y Preventivo.
Dentro de sus funciones para lograr ese objetivo primordial podemos mencionar las siguientes:
- Determinar las políticas de Mantenimiento aplicables a las diferentes Dependencias del Hospital, de acuerdo con las políticas y naturaleza del mismo, situación y recursos técnicos y humanos con que cuenta.
- Ofrecer asesoría permanente en temas relativos al Mantenimiento, para las Dependencias que así lo soliciten. Asesorar el informar sobre políticas y objetivos a seguir en materia de Mantenimiento, así como sobre las medidas inmediatas a tomar en casos de emergencia.
- Elaborar, implantar y hacer seguimiento de programas integrales para adaptar las instalaciones a las normas vigentes.
- Adelantar estudios de factibilidad de mejoras para optimizar el funcionamiento o el grado de productividad de los recursos físicos.
- Brindar asesoría para contratación de Empresas externas especializadas en Mantenimiento de instalaciones y Equipos de alta tecnología. Igualmente, establecer los parámetros de evaluación del desempeño de estas empresas y hacer un seguimiento para establecer su grado de cumplimiento.
- Recopilar, clasificar, evaluar y analizar, toda la información de los trabajos realizados en cada Dependencia, con el fin de establecer mecanismos de seguimiento de la calidad de los trabajos desarrollados.
- Presentar periódicamente los reportes estadísticos sobre las actividades dentro del Hospital, así como sus planes futuros.
¿Cómo crear una Gerencia de Ingeniera Hospitalaria?
Control de Inventario de Equipos
Para el logro de una buena Gestión de Mantenimiento Hospitalario, es necesario saber con qué se cuenta. Para ello, es necesario tener muy claro el inventario de Equipos e Instalaciones.
Cada ítem del inventario debe ser soportado por una Hoja de Vida del elemento, en la cual se consigne la mayor cantidad posible de información a cerca de él.
Esa hoja de vida debe ser incluida en el archivo de Inventario General del Hospital, y deberá además encabezar el registro de Mantenimiento de ese equipo.
Además de esto, se deberá establecer un control documentado sobre cada movimiento de entrada o salida del inventario, de manera que quede siempre un registro permanente sobre las existencias actuales y también sobre necesidades futuras de existencia. Este control y estos mecanismos pueden ser ejecutados por procedimientos manuales. Sin embargo, se prefiere implementar un Sistema informático que brinde una mayor confiabilidad, agilidad y versatilidad.
Manejo de Materiales y Repuestos
Los elementos materiales utilizados en las labores de Mantenimiento de un Hospital, son por regla general muy especializados y por lo tanto muy costosos. Ello amerita el establecimiento de cuidadosas políticas para su administración.
Debe determinarse el promedio o porcentaje de cada uno de ellos, durante un período de tiempo establecido. Ello con doble finalidad: Mantener siempre una existencia suficiente para abastecer de manera inmediata las demandas del servicio. Y por otra parte establecer un control para garantizar que estos sean utilizados sólo cuando sea necesario y de manera apropiada.
Así mismo se deberá establecer un control para la devolución de materiales no utilizados en cada labor de Mantenimiento, lo cual reduce considerablemente el costo en materiales imputables a Mantenimiento.
Igualmente, resulta conveniente realizar un control sobre los repuestos “reciclados” o usados, pues puede llegar a presentarse acumulación de esta clase de elementos que normalmente son rechazados, ya que cada usuario los prefiere nuevos.
Todos estos mecanismos son susceptibles de ser controlados por el Sistema de Información, el cual debe tener la capacidad para permitir al Gerente de la Central, hacer consultas sobre cualquiera de estos ítems.
Un mecanismo de comprobada eficacia para lograr procedimientos ágiles para el suministro de materiales y repuestos, consiste en establecer un almacén interno bajo el control de la Central de Ingeniería Hospitalaria, manejado de manera autónoma por esta, pero surtido desde el almacén general del Hospital, con aquellos elementos de rápida rotación y generalmente de bajo costo. Será función de los técnicos y del Gerente de la Central, el mantener una existencia suficiente para atender la demanda de servicios que requieren este tipo de elementos.
Los movimientos de materiales de este almacén interno deberán resistir los mismos controles y auditorias estipulados para el almacén general, y cualquier ingreso o egreso de materiales deberá estar suficientemente soportado por los documentos pertinentes.
Cualquiera que sea el caso, y teniendo en cuenta que el almacén interno de la Central de Ingeniería Hospitalaria es surtido por el Almacén General, es conveniente establecer un formato único para solicitud de materiales.
Compra de Materiales
A pesar del establecimiento de mecanismos eficientes para el manejo de los materiales disponibles en el Almacén interno, o en el Almacén General, puede presentarse con mucha frecuencia, que un material solicitado no se encuentre en los almacenes. Para estos casos, se debe contar con un procedimiento para adquisición de estos elementos con los proveedores externos, bien sea a través de un trámite de almacén o directamente por iniciativa de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
En los casos en los cuales deba recurrirse a los trámites regulares de compra a través del Almacén General, los tiempos y los procedimientos son aquellos estipulados para las compras de materiales comunes y corrientes, según los mecanismos con que cuente el almacén para estos fines.
Trámite de Órdenes de Trabajo
Una orden de Trabajo puede ser generada por la Dependencia que requiere de los servicios de la Central de Ingeniería Hospitalaria, mediante el diligenciamiento y envió a la Central, de una Solicitud de servicio.
También puede generarse en la misma Central, sobre todo cuando se trata de labores que corresponden a Mantenimiento preventivo o predictivo.
En cualquier caso, esta solicitud se servicio entra en un proceso interno dentro de la Central, que deberá finalizar con la ejecución de una acción técnica por parte del personal técnico propio de la Central o de personal o empresas contratadas externamente.
Las órdenes de trabajo generadas en la Central de Ingeniería Hospitalaria son el resultado del estudio de la necesidad real de adelantar una labor técnica. Es el Gerente de la Central la persona que debe decidir sobre ese particular, y en tal caso designar cuál de los técnicos debe encargarse de llevarla a cabo.
Estas órdenes de trabajo deben ser entregadas de inmediato a los técnicos designados si la situación así lo amerita, o al comienzo de la jornada cuando no se trate de casos de emergencia.
En caso de requerirse de materiales para poder llevar a cabo el trabajo, se deberá seguir el procedimiento descrito anteriormente para obtención de estos elementos bien sea a través del Almacén General del Hospital o a través de proveedores externos.
Una vez que el técnico ha recibido la Orden de Trabajo y tiene los materiales requeridos, debe proceder a ejecutarlo y presentar ante el Gerente de la Central o ante quien este designe, el reporte de servicio debidamente diligenciado.
Solicitudes y Reportes de Servicio
En algunas Instituciones Hospitalarias, y de otra naturaleza, es muy común la utilización de un formato para Solicitud de Servicio, otro para Orden de Trabajo y, de otro diferente para Reporte o Informe de Servicio. Esto puede arrojar como consecuencia la excesiva acumulación de documentos, y las consiguientes dificultades para su archivo, clasificación y cotejar entre la Solicitud de Servicio y sus correspondientes Orden de Trabajo y Reporte de Servicio.
Nosotros consideramos (y así lo hemos podido comprobaren las Instituciones para las cuales trabajamos), que la utilización de un único formato de Solicitud y Reporte de Servicio Técnico permite juntar en uno solo, toda la información concerniente a la ejecución de una acción técnica.
En ese formato se consigna inicialmente información relativa al Equipo o Instalación en cuestión, una breve descripción del tipo de daño detectado y los datos de la persona que lo informa. Igualmente, debe consignarse allí información sobre el día y la hora en que se reportó la novedad. (Solicitud de Servicio).
Enseguida aparecen las casillas en las cuales el técnico debe hacer una descripción más detallada de la anomalía, del diagnóstico, del proceso seguido para la reparación, de los materiales empleados, la fecha y hora de terminación del trabajo y otras informaciones que considere relevantes. Una vez ejecutado el servicio, el técnico deberá hacer la entrega a conformidad del Jefe de la Dependencia favorecida, quién en constancia deberá firmar el formato. (Reporte de Servicio).
Una vez ejecutada la labor de mantenimiento y recibidos los respectivos reportes de servicio, estos deben ser clasificados y archivados para su posterior consulta con fines de control o con el fin de generar los informes periódicos sobre las actividades llevadas a cabo por la Central de Mantenimiento. Esta función puede ejecutarse mediante procedimientos manuales, o por medio de procedimientos informáticos.
Procedimientos de Compra y Reposición de Equipos
Manejo de Contratos y Proveedores:
La Central de Ingeniería Hospitalaria debe ser autónoma en la selección de sus proveedores externos. Así mismo, debe ser la encargada de controlarlos y calificarlos.
Los contratistas externos, al igual que los empleados de planta del Hospital, deben cumplir con ciertas reglas establecidas para su caso. Para mayor seguridad, eses reglas deberán quedar expresamente consignadas en el documento del contrato y su cumplimiento deberá ser permanentemente evaluado por la Central.
En cuanto a su accionar puramente técnico, la Central deberá ejercer un estricto control para garantizar que todas y cada una de las actividades objeto del contrato sean cumplidas de acuerdo con lo especificado. Para ello, la Central deberá gozar de total autonomía para aceptar o rechazar un trabajo según su criterio.
Ante el vencimiento de cada contrato, la Central deberá estudiar las posibilidades para su renovación, modificación o cancelación buscando siempre la mejor relación efectividad/costo.
Capacitación:
Es claro que para cualquier tipo de actividad, la capacitación es considerada como una de las inversiones más rentables. El beneficio se obtiene del mejor rendimiento del personal en las actividades que adelante, y en su actitud positiva ante el estímulo natural que representa el aumento de sus conocimientos.
Por ello todo el personal que forma parte de la Central de Ingeniería Hospitalaria deberá estar continuamente participando de planes de Capacitación y Actualización.
Esta capacitación se debe entender de dos maneras:
La más sencilla, que consiste en una inter-capacitación, que se deriva del poder establecer un intercambio de experiencias técnicas durante la realización de sus jornadas habituales. Esto se logra llevando a cabo reuniones en las cuales cada uno de los técnicos expone ante sus compañeros los casos más llamativos o que hayan requerido de procedimientos que merezcan ser destacados.
La otra, es la capacitación formal, en la cual los técnicos participan en cursos de perfeccionamiento o actualización en las diversas áreas técnicas en las cuales se desenvuelve profesionalmente. Sin embargo, es conveniente que cada técnico, si bien es especialista en su área, adquiera en la medida de lo posible conocimientos en otras disciplinas que le ayudan a formarse integralmente como profesional y como persona, y además le permite servir de apoyo al especialista o desempeñar algunas de sus labores en su ausencia.
Documentación:
Si se desea ejecutar labores de mantenimiento en componentes tan especializados y tan delicados como los que se encuentran en un Hospital, es indispensable contar con documentación e información técnica abundante. Esta información ofrece la base para la realización de los trabajos con conocimiento pleno de las variables que entran en juego en cada actividad adelantada por la Central de Ingeniería Hospitalaria.
De esta forma, la regla básica a aplicar:
Si se trata de un Equipo, exigir del proveedor la entrega de los manuales de Operación y Servicio del Equipo. Esta exigencia debe ser tajante, y debe ser considerada como requisito indispensable en el momento de la negociación.
Si se trata de una instalación, el proveedor deberá hacer entrega de los planos detallados de la obra, así como de la información requerida para su mantenimiento o su operación si es el caso.
Para el manejo de la documentación, la Central deberá contar con una Biblioteca y con una Planoteca con sus respectivo Kardex de consulta. Estos documentos no deben salir de la Central sin autorización expresa del gerente, y en lo posible no deben ser llevados a los sitios de reparación. Si es necesario, se preferirá llevar fotocopias y mantener los originales archivados.
¿Qué se necesita para crear la Gerencia de Ingeniería Hospitalaria?
Requerimientos Físicos
Áreas e Instalaciones, Talleres y Bancos de Trabajo.
La Central de Ingeniería Hospitalaria acomete labores en diversas disciplinas técnicas según los lineamientos con que haya sido concebida de acuerdo las políticas del Hospital. En concordancia con esto, cada una de esas especialidades deberá disponer de un espacio físico suficiente para poder desarrollar su labor. Por esta razón, resulta difícil establecer qué Talleres y con qué características han de ser necesarios.
Cada uno de estos talleres, deberá tener un área suficiente para poder desarrollar allí las labores requeridas de acuerdo con loa políticas de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
Herramientas.
En el aspecto puramente técnico de las actividades desarrolladas por la Central de Ingeniería Hospitalaria, es necesario dotarla de las Herramientas e Instrumentos apropiados en calidad y cantidad según la clase de trabajos acometidos con el personal propio.
Este aspecto, al igual que en los casos anteriores, está profundamente relacionado con la capacidad del Hospital, sus políticas internas, sus políticas en materia de Mantenimiento y muchos otros detalles que dificultan la formulación generalizada de este tipo de necesidades.
Recursos Humanos.
El Recurso humano viene a constituirse en uno de los más importantes componentes de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
Dado que este elemento deberá estar en permanente contacto no sólo con lo Equipos y componentes físicos, sino también con personas tanto compañeros de trabajo, como contratistas externos, y sobre todo, con los visitantes y los pacientes, deberá inculcárseles un profundo respeto por todos ellos, pues de ello depende buena parte del éxito en su desempeño integral.
Es claro, que se prestaría un mejor servicio técnico si se contara con un buen número de técnicos en diversas especialidades. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que dentro de las funciones del Gerente de la Central de Ingeniería Hospitalaria, está la de racionalizar gastos, logrando el equilibrio entre Costos y Eficiencia. Por ello, y en cuanto a su aspecto puramente técnico, el Gerente de la Central de Ingeniería Hospitalaria deberá hacer un muy juicioso análisis sobre las necesidades de recurso humano. Para lo cual, deberá tener en cuenta algunos aspectos tales como:
- Necesidades de acuerdo con la calidad y cantidad de los recursos físicos con que cuenta el Hospital.
- Justificación según el volumen de trabajo en cada especialidad.
- Volumen y tipo de contratistas externos.
Perfiles y Especialidades.
Dentro del espectro de Recursos Humanos propio de una Central de Mantenimiento, pueden distinguirse tres diferentes perfiles:
El Gerente de la Central, La Secretaria y un prototipo de personal técnico. Eventualmente, si el tamaño de la institución o el volumen de trabajo lo ameritan puede incluirse también otros profesionales que sirvan como auxiliares en las diversas secciones de la Central. Tales profesionales pueden ser:
Ingenieros o Técnicos especializados para operar como Jefes de Grupo. Podría por ejemplo tenerse un Ingeniero Electrónico como Jefe de Grupo de esa área, o un Ingeniero Mecánico que se encargue de auxiliar al Gerente de la Central en los trabajos relacionados con esas materias.
Un Auxiliar Administrativo, encargado de efectuar todo el proceso administrativo de control de las actividades desarrolladas por la Central.
De algunos de estos profesionales, veamos cuál podría ser el perfil requerido:
CARGO: Gerente de la Central de Ingeniería.
REPORTA A: Gerente General.
FUNCION PRINCIPAL:
Planear, Dirigir, Controlar y Ejecutar todas las estrategias necesarias para mantener y mejorar la efectividad en los procesos de Mantenimiento en todas las dependencias del Hospital, de manera que se logra seguridad y confiabilidad en el recurso físico, manteniendo un nivel de costos rentable.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
Internas: El Gerente de la Central de Ingeniería Hospitalaria debe estar en contacto permanente con todas las dependencias del Hospital, con el fin de coordinar las labores de Mantenimiento desarrolladas en cualquiera de ellas. Debe estar también en contacto con las Directivas del Hospital para unificar criterios sobre presupuestos y otros temas comunes. Debe estar también estrechamente relacionado con la Sección de compras, con el fin de coordinar los procedimientos de suministro de materiales y repuestos requeridos por la Central.
Externas: Estará en contacto con Empresas proveedoras de insumos necesarios para las labores propias del Mantenimiento, tales como repuestos, materiales e insumos. Igualmente estará en permanente contacto con las Empresas contratistas de Mantenimiento, para verificar el fiel cumplimiento de los términos pactados en los Contratos.
Sub-alternos:
Asistentes.
Técnicos de Mantenimiento.
Secretaria de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
FUNCIONES:
Planear las estrategias de Conservación y Mantenimiento del Recurso Físico para todas las Dependencias del Hospital, de manera que puede obtenerse de ellos el mejor provecho, a bajos costos y con niveles de seguridad convenientes.
- Programar el uso de los recursos Humanos, Físico y Financieros de manera que puedan ser orientados hacia el logro de los objetivos.
- Desarrollar y mejorar los procedimientos y programas de mantenimiento establecidos.
- Prestar asesoría para compra de Equipos.
- Supervisar los trabajos ejecutados por Empresas Contratistas Externas.
- Planear los presupuestos de la Central, y hacer un seguimiento sobre su ejecución.
- Asistir e inspeccionar los trabajos ejecutados por el personal técnico propio de la Central, efectuando un estricto control de calidad.
- Controlar el uso de insumos, materiales y repuestos por parte del personal técnico. Llevar un control permanente sobre las existencias en inventario.
- Elaborar un plan de trabajo, con el fin de coordinar las actividades de mantenimiento preventivo sobre los recursos físicos existentes.
- Realizar diseños especiales y modificaciones en los equipos cuando las circunstancias así lo ameriten.
- Cumplir y velar por que se cumplan todas las normas de seguridad hospitalaria y personal, en la manipulación de los equipos en toda la Institución.
FINALIDADES:
Crear una Cultura Organizacional de pertenencia en el personal, sobre el buen uso, manejo y conservación del recurso físico existente. Garantizar el Mantenimiento en todas y cada una de las Dependencias, haciendo énfasis en el aumento de la Productividad y en el Control de Costos.
REQUISITOS:
- Profesional en Ingeniería con Especialización en Ingeniería Hospitalaria.
- Experiencia en Administración Hospitalaria.
- Experiencia comprobada igual o superior a cinco años en cargos similares.
CARGO: Secretaria de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
REPORTA A: Gerente de la Central de Ingeniería.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
Internas: Estará en contacto con todo el personal del Hospital, puesto que las solicitudes pueden provenir de cualquiera de las Dependencias. Además, estará en contacto con todo el personal propio de la Central, pues maneja toda la información necesaria para la operación de la misma.
Externas: Estará en contacto con todas la Empresas Externas de Contratistas de Servicios y Suministros. Igualmente, deberá contactar con las Empresas de Servicio Públicos y con algunos Organismos Estatales de Control.
FUNCIONES:
- Recibir y radicar todas las solicitudes de servicio, ya sean por escrito, verbal o telefónicamente, provenientes de cualquiera de las Dependencias del Hospital.
- Manejar y Controlar la caja menor de la Central.
- Manejar la correspondencia, documentación y toda la información propia de la Central.
- Realizar los descargos e inclusiones de materiales y repuestos dentro del inventario propio de la Central.
- Elaborar las órdenes de salida para los Equipos que deben ser reparados por fuera del Hospital.
- Adelantar el trámite de las facturas y de otros documentos, bajo la Supervisión del Gerente de la Central.
- Manejar los archivos que contienen toda la información de la Central.
- Elaborar los documentos propios de la Central.
FINALIDADES:
Garantizar efectivamente todos los procesos de la Gestión de la Central, en cuanto a la supervisión, registro, archivo e intercambio de información, siendo un complemento en el desarrollo de actividades como planificación, programación, desarrollo, ejecución y control.
REQUISITOS:
Bachiller Comercial.
Estudios de Secretariado y Contabilidad.
Manejo de Software. (Procesador de palabra, Excel.).
Excelentes relaciones interpersonales.
Experiencia igual o superior a un año en cargos similares.
CARGO: Técnico de Mantenimiento.
REPORTA A: Gerente de la Central de Ingeniería.
PROPOSITO GENERAL:
Llevar a cabo todos los trabajos asignados por el Gerente de la Central, en lo referente a Mantenimiento Preventivo, Correctivo o Mejorativo de los Recursos Físicos del Hospital.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
Internas: Deberá estar en continua comunicación con el Gerente, el asistente (si lo hay), la secretaria y con los demás técnicos, para recibir la asignación de trabajos, o para reportar el resultado de sus actividades.
Externas: Estará en contacto con el personal de todo el Hospital, pues es necesaria esta comunicación para poder hacer un mejor diagnóstico técnico de las novedades. Igualmente, deberá recibir su aprobación y el recibo a satisfacción de parte del beneficiario de su acción técnica.
FUNCIONES:
- Realizar los trabajos asignados por el Gerente de la Central, en las diferentes Dependencias del Hospital, siguiendo los planes de Mantenimiento establecidos.
- Solicitar los materiales requeridos para la ejecución de su trabajo, y responder por su correcta utilización.
- Mantener ordenado y aseado su sitio de trabajo.
- Atender de manera inmediata las llamadas sobre daños o emergencias.
- Realizar inspecciones rutinarias con el fin de detectar daños o anomalías, e informar inmediatamente al Gerente de la Central.
- Dar uso adecuado y responder por las herramientas e instrumentos asignados bajo su responsabilidad.
FINALIDADES:
Desarrollar todas las actividades encaminadas a mantener los recursos físicos con que cuenta el Hospital, siguiendo siempre todas las normas técnicas, éticas y de seguridad establecidas.
Recursos Económicos. Presupuestos. Costos.
Con el fin de establecer con la suficiente anticipación, los costos en que ha de incurrir la Central de Ingeniería Hospitalaria para un período venidero, es necesario conocer detalladamente los costos del período inmediatamente anterior.
Cuando los presupuestos se preparan año tras año, limitándose a incrementos lineales por porcentajes de inflación (IPC), se tiene como consecuencia obvia la perpetuación de las ineficiencias.
Los presupuestos deben ser preparados con fundamento en programas completos, claros y explícitos de las labores de la Central que se proyectan para el año siguiente.
De esta manera, el resultado consecuente será una operación más eficiente acompañada de un aumento de costos inferior al de la tasa de inflación del período.
Todo proceso desarrollado por la Central de Ingeniería Hospitalaria involucra ciertos costos tales como: Directos, Indirectos, Generales, De tiempos de parada, y de posposición del Mantenimiento.
El costo de adquisición de un Equipo comprende cuatro aspectos:
El Costo de Adquisición.
Incluye los costos administrativos de compra, impuestos, aranceles, transporte, seguros, comisiones, montaje, instalaciones, garantía, etc.
El Costo de Operación.
Incluye los costos de Mano de Obra, materia prima, y todos los gastos directos requeridos para su utilización.
El Costo de Mantenimiento.
Está compuesto por:
- Mano de Obra (Directo).
- Repuestos (Directo).
- Herramientas (Directo).
- Administración (Indirecto).
- Costos Generales.
- Tiempo de inactividad, que incluye lucro cesante y horas extras de reparación.
Costos Directos:
Están relacionados con el rendimiento del Equipo y son menores si la conservación de los Equipos es mejor. Influye el tiempo durante el cual se usa el Equipo y la atención que requiere. Estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general por todas aquellas acciones técnicas encaminadas a mejorar el funcionamiento del Equipo, entre los cuales se destacan.
- Costos de Mano de Obra directa.
- Costos de Materiales y Repuestos.
- Costos asociados directamente con la ejecución de los trabajos: Consumo de Energía, Agua, Gases, etc.
- Costos de Utilización de Equipos o Herramientas.
Costos Indirectos:
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. Por lo general, estos costos pueden ser: La Supervisión, el almacenamiento, instalaciones, servicio de Talleres, accesorios diversos, costos administrativos, etc.
Con el fin de contabilizar los diversos costos de operación de la Central de Ingeniería Hospitalaria, es necesario establecer un mecanismo para cuantificarlos. Una vez el área de costos del Hospital haya definido el porcentaje correspondiente del total de costos generales para un período determinado, imputables a la Central, se podrá calcular una tasa de consumo general por hora de trabajo directo, dividiendo este costo por el número total de horas de Mano de Obra de Mantenimiento disponibles nominalmente.
Luego del análisis de varias Órdenes de Trabajo, hemos llegado a la conclusión de que en promedio, puede establecerse una proporción más o menos constante de participación de los costos directos e indirectos sobre el costo total. Sobre un 100% de costo de Mantenimiento podemos concluir:
60% corresponde a materiales.
25% corresponde a mano de obra
15% corresponde a costos indirectos varios.
Costos de Tiempos de Inactividad:
Son aquellos que aunque no están directamente relacionados con Mantenimiento, han sido de una u otra forma originados por este. Tal es el caso de la inactividad de los equipos, la baja de efectividad, desperdicio de materiales, sanciones o pérdidas por demoras, etc.
Es importante resaltar que todos estos ítems deben ser calculados por el Hospital, o por la Central de Ingeniería Hospitalaria, quienes deben contar con las herramientas necesarias para hacerlo.
Costos Generales:
Son los costos en que incurre el Hospital para poder sostener el funcionamiento de la Central de Ingeniería Hospitalaria. En este punto es necesario hacer una precisión: En la mayoría de los casos se trata de información que no está a disposición del Gerente de la Central. Sin embargo, dado que esta debe ser tratada como una “Empresa dentro del Hospital”, debe permitírsele conocer y tener influencia sobre estas variables para poder ejercer una eficiente labor Gerencial.
Elementos de Gestión Hospitalaria
Es evidente que sea cual sea la fórmula elegida para abordar el Mantenimiento en un Centro Hospitalario, es absolutamente imprescindible establecer mecanismos que permitan hacer un seguimiento permanente de los planes, políticas y ejecuciones de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
Este seguimiento se deberá realizar en todos los aspectos y por lo menos deberá incluir:
- Control de cumplimiento de los planes establecidos para el Mantenimiento Preventivo.
- Control de Mantenimiento Correctivo en lo referente a renovación periódica de los elementos consumibles o elementos sometidos a desgaste.
- Control de las novedades reportadas en todas y cada una de las Instalaciones y Equipos.
- Control del trabajo realizado por las Empresas contratistas para la prestación de servicios de Mantenimiento.
- Control del trabajo realizado por los propios servicios de Ingeniería del Hospital.
Estadísticas e Informes
Las estadísticas son un resumen cuantitativo, que nos permite poner en cifras las actividades realizadas por la Central de Ingeniería Hospitalaria durante un período de tiempo establecido, que en el caso de las Entidades Hospitalarias, consideramos debe ser de un mes.
La utilidad de las estadísticas es evidente cuando se trata de efectuar evaluaciones o balances de las actividades ejecutadas durante el período de tiempo requerido. Con ellos puede hacerse un detallado balance de productividad de la Central, que permitirá igualmente hacer una mejor planeación hacia el futuro.
Las estadísticas deben ser analizadas según cualquiera de los parámetros considerados de importancia, tales como trabajos ejecutados por centro de costos, por equipo, por lapso de tiempo, por cada técnico, etc.. Todo ello puede ser obtenido fácilmente por medio de la información consignada en los Reportes de Servicio, debidamente clasificada y discriminada.
Sin embargo, esta resulta ser una labor bastante dispendiosa y sujeta a los errores humanos inherentes a este tipo de procesos manuales. Por ello, en el siguiente capítulo, veremos como un buen Sistema de Información puede entregar de manera inmediata las estadísticas requeridas, clasificadas según los parámetros y el período de tiempo en los cuales estemos interesados.
Sistema de Información para la Gestión la Ingeniería Hospitalaria
Es evidente, que para poder darle un manejo Gerencial a la Central de Ingeniería Hospitalaria y Mantenimiento, su Gerente debe tener perfectamente identificados los Recursos Físicos objeto de su labor, los Recursos Físicos (materiales) para poder desarrollar su tarea, los Recursos Humanos con que cuenta, y en fin todas aquellas variables que de una u otra forma intervienen en el proceso.
Para poder establecer un mejor control sobre estos parámetros, debe contarse con la ayuda de un Sistema de Información
Para entender mejor la importancia del establecimiento de un buen Sistema de Información, partamos de una premisa fundamental: “Cada Equipo, Herramienta, Instalación o Edificación es un activo valioso que debe ser vigilado y protegido”.
Por ello, todos y cada uno de los procesos tanto de naturaleza Técnica como Administrativa, llevados a cabo sobre cualquiera de los elementos constitutivos del Recurso Físico, deben ser registrados para poder llevar un seguimiento de su estado y de su evolución.
La manera más elemental de llevar a cabo este manejo de información, es mediante la utilización de un Archivo manual. Este mecanismo, si bien puede ser totalmente operativo y funcional para Hospitales de tamaño reducido, resulta ser ineficiente a medida que se incrementa el volumen de la Información que debe ser manejada. En estas circunstancias se hace necesario el uso de herramientas informáticas.
El Sistema de Información en ningún momento puede llegar a ser considerado como un reemplazo del Auxiliar Administrativo, ni mucho menos del gerente de la Central de Ingeniería Hospitalaria. Debe ser considerado como una importante herramienta que le ayuda a establecer un control más eficaz sobre todos los procesos desarrollados por la Central.
Requerimientos Básicos del Sistema de Información.
El Sistema de Información se alimenta a diario con los datos obtenidos a partir de los formatos establecidos para el control de actividades en la Central. A partir de esa información, debe poder manejar importantes variables tales como:
- Inventario de Equipos e Instalaciones del Hospital.
- Inventario de Herramientas e Instrumentos.
- Resumen semanal, mensual y anual de las actividades, discriminadas por el tipo de especialidad.
- Resumen semanal, mensual y anual de las actividades, discriminadas por Centro de Costo.
- Resumen mensual o anual de actividades, discriminadas por Equipo o Instalación.
- Índices de Gestión.
- Promedios de Tiempos de inactividad de Equipos.
- Promedios de Tiempo de respuesta del personal propio de la Central.
- Control de Facturación.
- Control de entrada y salida de materiales del inventario.
- Estadísticas de Trabajos no realizados.
- Programación de Mantenimiento.
- Control de Horas extras.
- Control de Costos.
- Información sobre el Recurso Humano propio de la Central.
Estructura General de Sistema de Información de Mantenimiento Hospitalario.
Un Sistema de Información con las especificaciones requeridas, puede ser de Arquitectura Modular, y formado por tres Módulos especializados:
Módulo de Mantenimiento. Debe integrar las funciones básicas del Mantenimiento como los son las Solicitudes de Servicio, Ordenes de Trabajo, Reportes Administrativos, Reportes Especiales, Administración del Presupuesto, Planeación y Programación. En este Módulo se controlarán las Hojas de Vida y los historiales de todos los bienes, se auditan todas las labores de Mantenimiento. Para el Mantenimiento Preventivo se generarán automáticamente las Órdenes de Trabajo. Además, deberás ofrecer las facilidades para la planeación y programación del Recurso Humano, asignación y reserva de materiales. Dentro de este mismo módulo, deberá poder establecerse un control sobre ejecución presupuestal. También deberá brindar la posibilidad de efectuar análisis consolidados sobre productividad del Mantenimiento y generar todos los reportes relacionados con las actividades de Mantenimiento.
Módulo de Inventarios. Debe reflejar el estado de la existencia de los repuestos en uno o en varios almacenes, sus costos, su ubicación dentro de la bodega. Debe tener alarmas para detectar máximos, mínimos y cantidades a pedir. Debe permitir la realización en cualquier momento, de auditoría de materiales, análisis de rotación de las existencias y su obsolescencia. Ante las órdenes de trabajo, deberá generar de manera automática un listado de los elementos requeridos. Debe poder registrar los tiempos de entrega y de reserva de los materiales y ofrecer todas las posibilidades para facilitar la toma de inventarios físicos y su conciliación.
Módulo de Adquisiciones. Debe controlar todos los pasos que constituyen el ciclo completo del proceso especializado de compra de repuestos, como la cotización, compra concertada, Orden de Compra y seguimiento y control de la misma hasta su entrega parcial o total. Deberá manejar una base de datos de proveedores. Así mismo, debe establecer un control sobre las fechas previstas para entrega de materiales, y realizar el cruce entre órdenes de compra y actas de entrega.
Algunas de estas características adicionales deseables en el Sistema de Información pueden ser:
- Facilidad para manipulación de códigos de barras, para procesos rápidos de inventarios, conteos, verificaciones, etc.
- Facilidad para manejar el recurso Humanos, de tal manera que en sus bases de datos pueda almacenarse y procesarse información a cerca del personal que labora en la Central de Ingeniería Hospitalaria.
- Facilidad para manejo de espacios disponibles dentro de la misma Central, o dentro de cualquier ambiente del Hospital, con el fin de optimizar la utilización de estos espacios y mejorar la ubicación de los equipos.
- Posibilidad de manejar mecanismos de evaluación de desempeño y calificación de cada uno de técnicos de la Central.
Además de estas características deseables, el Sistema de Información deberá ser muy amigable y de fácil operación para el usuario. Deberá disponer de un Menú estructurado y facilidades en pantalla para mejor comprensión por parte del usuario.
En líneas generales el GMAO o Sistema de Gestión de Mantenimiento de la Gerencia de Ingeniería Hospitalaria debe contar con estos aspectos:
Solicitudes de Servicio: Permite ingresar al sistema una Solicitud de Servicio que ha sido recibida en forma telefónica, Verbal o Escrita.
Reportes de Servicio: Permite ingresar al Sistema, los datos correspondientes al Reporte del Servicio ya ejecutado.
Relación de Facturas: Permite introducir al sistema, los datos correspondientes a todas y cada una de las facturas tramitadas a través de la Central de Ingeniería Hospitalaria.
Hoja de Vida de Equipos: Permite ingresar al Sistema la información correspondiente a cualquier componente del recurso humano.
Nuevo: Cuando se trata de un Equipo que ingresa por primera vez al sistema.
Actualizar: Cuando se trata de un Equipo ya ingresado, pero que requiere de actualización en cualquiera de sus datos.
Programación de Mantenimiento: Permite ingresar al Sistema, el plan de mantenimiento Preventivo estipulado para cada Equipo, incluyendo fechas, materiales requeridos y encargado de llevarlo a cabo.
Empresas externas: Permite ingresar al Sistema información sobre las Empresas externas que prestan servicios a la Central de Ingeniería Hospitalaria.
Control de Solicitudes: Permite consultar las Solicitudes de Servicio provenientes de los diferentes Centros de Costo para su correspondiente atención por parte de la Central de Ingeniería Hospitalaria de acuerdo con los datos consignados en ella.
Solicitudes Pendientes: Permite listar o imprimir las solicitudes que han sido ingresadas al sistema y que aún no han sido atendidas.
Solicitudes sin Reporte de Servicio: Son aquellas que aún están siendo atendidas o que aún no se les ha ingresado al sistema el Reporte de Servicio.
Trabajos no realizados: Permite listar aquellas solicitudes que por cualquier razón fueron calificadas como trabajo no realizado.
Informes: Permite la generación de Informes consolidados que contribuyan al seguimiento, control y evaluación de las actividades de la Central de Ingeniería Hospitalaria. Permite además la obtención de la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos en algunas áreas funcionales del Hospital.
Mantenimiento Correctivo: Permite generar un informe sobre los trabajos de mantenimiento correctivo llevados a cabo durante un lapso de tiempo determinado. Este informe puede ser clasificado según Centro de Costos, Recurso Físico (Equipo o Instalación), Fecha de Solicitud, Fecha de entrega, o quien lo ejecutó.
Mantenimiento Preventivo: Similar al anterior.
Programación de Mantenimiento: Muestra el estado de la programación de los diferentes Equipos de acuerdo con los datos ingresados.
Horas Trabajadas: Permite obtener informes consolidados sobre las horas extras trabajadas por cualquier empleado de la Central, durante cualquier período de tiempo.
Horas Extras Trabajadas: Similar al anterior pero únicamente para horas extras.
Facturas: Permite listar las facturas tramitadas a través de la Central de Ingeniería Hospitalaria, clasificadas por Proveedor, por Centro de Costo, por fechas o por valor.
Hoja de Vida de Equipos: Al ingresar el código del equipo de interés, debe permitir consultar o imprimir su Hoja de Vida.
Consumo de Materiales: Al introducir el período de tiempo de interés y el Centro de Costo, debe informar acerca del volumen discriminado de consumo de materiales empleados en labores de mantenimiento correctivo y preventivo.
Índices de Gestión: Debe presentar los Índices de Gestión deseados en un rango de fechas determinado por el consultante.
Cálculo de Índices de Gestión: Permite calcular para cualquier período, los índices de Gestión pre-establecidos en la configuración.
Configuración: Muestra las diferentes opciones para configurar algunos datos propios de la Central, que pueden ser variables en el tiempo.
Recurso Humano Técnico: Permite ingresar al Sistema, los datos personales correspondientes a la hoja de vida de cada técnico. Igualmente, a cada uno se asignará un código para un más ágil diligenciamiento de los reportes.
Especialidad de Técnicos: Permite ingresar información acerca de las diferentes especialidades del personal técnico.
Centros de Costo: Permite ingresar un listado codificado de todos y cada uno de los Centros de Costo con que cuenta el Hospital.
Índices de Gestión: Permite ingresar al Sistema la formulación matemática que debe desarrollarse para efectuar el cálculo de los Índices de Gestión.
Para todas y cada una de las opciones que nos ofrece el Menú, debe haber un formato de pantalla que nos permita en una forma sencilla pero eficiente, recolectar la mayor cantidad posible de información, y constituirse en una guía para el usuario, de manera tal que le ilustre claramente sobre el nivel del programa en el cual se encuentra, y sobre la clase de datos por las cuales se le está indagando.
Beneficios en la implementación de los programas de mantenimiento en las Instalaciones de Salud.
Los beneficios obtenidos al implementar programas de mantenimiento se reflejarán en:
- Disminución de los costos operativos.
- Mayor tiempo de vida útil en los equipos e instalaciones.
- Presupuestos para operación más precisos.
- Ofrecer disponibilidad y confiabilidad en los equipos instalaciones y área física.
A modo de conclusión, la reflexión más importante, reside en el hecho de que la Ingeniería Hospitalaria es una actividad que cada día cobra mayor importancia dentro de la estructura administrativa de un Hospital y de los centros de salud en general. Manejando el concepto de Ingeniería Hospitalaria con criterio Gerencial se puede obtener un resultado de productividad, cuantificable y verificable bajo cualquier punto de vista.
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- Descripción del Servicio: Soluciones en Instalaciones de Salud
